Una sociedad inactiva sigue existiendo jurídicamente: cesar la actividad no equivale a disolverla o extinguirla. Esta lista separa las obligaciones que normalmente continúan de las declaraciones que dependen de las operaciones reales de cada entidad.
El IVA de la sociedad inactiva
Revisa la última autoliquidación de IVA y, cuando corresponda, el resumen anual. Tras comunicar el cese completo, las obligaciones periódicas de IVA pueden variar; no supongas que todas desaparecen si quedan operaciones de liquidación, ajustes o actividad efectiva. La Agencia Tributaria explica la comunicación del cese.
Tampoco es correcto afirmar que todo IVA soportado después del cese es siempre deducible o siempre no deducible. Depende de la vinculación del gasto con operaciones que den derecho a deducción y de los requisitos legales; conserva facturas y consulta el criterio general de la AEAT.
Impuesto sobre sociedades
No debemos olvidar que, pese a que se trate de una sociedad inactiva, se sigue teniendo obligación de presentar el impuesto sobre sociedades.
La obligación de declarar no depende de haber facturado. La AEAT confirma que una sociedad inscrita debe presentar el Impuesto sobre Sociedades aun estando inactiva. Se utiliza, con carácter general, el modelo 200. Comprueba la casilla de entidad inactiva según las instrucciones del ejercicio concreto.
En cualquier caso, se deben incluir los datos del balance actual de la sociedad.
Comunicación de sociedad inactiva
Lo primero que se debe hacer para dejar una sociedad inactiva es comunicárselo a la Agencia Tributaria.
El trámite se realiza a través del modelo 036. En este modelo se debe indicar la fecha efectiva en la que la entidad cambiará de estado.
La declaración censal de modificación se presenta, con carácter general, en el mes siguiente a la modificación. La AEAT puede pedir pruebas de la fecha efectiva si se comunica tarde. Consulta su guía vigente del modelo 036.
Contabilidad de la sociedad inactiva
El cese no elimina los deberes mercantiles de contabilidad y cuentas anuales mientras la sociedad exista. Los administradores formulan las cuentas y, tras su aprobación, las presentan para depósito conforme a los artículos 253 y 279 de la Ley de Sociedades de Capital.
Retenciones
Las retenciones no se declaran solo por tener personalidad jurídica. Si la sociedad paga rentas sujetas a retención —por ejemplo, determinadas nóminas, servicios profesionales o alquileres— revisa el modelo periódico y el resumen anual que corresponden. La AEAT distingue los modelos 111/190 y 115/180.
Seguridad Social
La situación de Seguridad Social del administrador depende de sus funciones, control efectivo y actividad real. No tramites una baja automática por el mero modelo 036: verifica el caso con la Tesorería General de la Seguridad Social.
Responsabilidad deudora
El artículo 363.1.a de la Ley de Sociedades de Capital presume el cese de la actividad del objeto social tras más de un año de inactividad. Si existe causa de disolución, los administradores deben actuar conforme a los artículos 365–367; incumplir puede generar responsabilidad por obligaciones sociales posteriores a la causa. Consulta la explicación específica sobre la obligación de disolver una sociedad inactiva.
Las obligaciones concretas dependen de contratos, deudas y fechas. Conviene revisar documentación antes de comprar o mantener una entidad inactiva.
En resumen, para dejar la empresa sin actividad debes recordar estos pasos:
- Comunicar el cese efectivo mediante el modelo 036.
- Revisar las últimas declaraciones de IVA y las retenciones u otras obligaciones que sigan procediendo.
- Presentar el modelo 200 del Impuesto sobre Sociedades mientras exista la obligación.
- Formular y depositar las cuentas anuales según los plazos mercantiles aplicables.
- Revisar la situación del administrador en Seguridad Social y si concurre una causa de disolución.